SuicaやPASMOなど、電子マネーを使った支払いは私たちの生活に欠かせないものとなっています。

この、電子マネー使用時のチャージ代について、どのような経費処理を行っていますか？

税務調査では、このような「チャージ代をどう処理しているか」をチェックされるケースが増えています。

今回は、交通費の経理処理と、なぜ電子マネーのチャージ代が税務調査でチェックされるのかを、詳しく解説します。

SuicaやPASMOのチャージ代は経費にならない？

結論からいうと、電子マネーのチャージ代は経費になりません。
なぜなら、電子マネーのチャージ代は、実際に使ったお金ではないからです。

銀行からお金をおろしただけでは、経費とはなりませんね。同じようにチャージ代は「現金が電子マネーに変わっただけ」と認識しましょう。

銀行の利用明細書を残しておいても経理処理には使えないように、チャージ代の領収書を残しておいても、実はムダだったということになってしまうので注意が必要です。

交通費の基本的な考え方とは

まずは、交通費の基本的な考え方をもう一度確認しておきましょう。

ビジネスや業務において、交通手段を利用するときに発生する経費のうち、移動にかかわる費用を交通費といい、経理処理上は「旅費交通費」といわれます。

交通費には、次のようなものがあります。

タクシー代やガソリン代、高速代、飛行機のチケット代、駐車場代など出張や業務などで発生する費用です。

また、電車やバス、地下鉄などを利用したときに発生する公共交通機関利用の費用もあります。

ここで、交通費として経費処理するために必要なのは詳細がわかる領収書やレシートです。

明確にしたいのは、日付や区間、金額です。

タクシー代やガソリン代高速代などのたいていの費用は、かならず領収書やレシートが発行されるため、日付や金額などの詳細がはっきりとわかります。

しかし、電車やバスなどの公共交通機関では、領収書やレシートが発行されません。そのため、詳細が分からず、経費として認めにくいという問題がでてきます。

確実に経費処理をするためには、電車やバスに乗るたびに1件ずつ明細がわかるようにしておくことです。

SuicaやPASMOを経費として使うタイミング

電子マネーのチャージ代が経費にならないことを認識した上で、経費処理ができるタイミングを解説します。

大前提として、お金を使ったとき初めて経費として認められます。

チャージした電子マネーを、交通費として経費処理できるタイミングは、実際に電車やバスを利用したときと考えましょう。

そのときは、かならず1件ごとの明細が必要です。

Suica・PASMOの利用履歴を残す方法

電子マネーの利用明細に履歴をのこしておくには、履歴の印字、アプリの使用、モバイルSuicaなどの使用、Excel管理などの方法があります。
それぞれについて解説しましょう。

駅で履歴を印字する

駅の券売機やチャージ専用機で印字することができます。一回に印字できる件数は決まっています。マメに印字する習慣をつけておきましょう。

アプリを使ってデータを残す

まず、電子マネーカードの履歴を読み取るアプリをインストールします。
アプリをインストール後に、電子マネーをスマートフォンにかざすと、アプリに履歴が入力され、データとして残しておくことができます。

駅で印字した用紙を集めておくより、データとして残っている方が処理も簡単なのでおすすめです。

モバイルSuica、モバイルPASMOを利用する

もっとも手軽に履歴を残せる方法は、モバイルSuicaやモバイルPASMOを利用することです。
会員メニューサイトから、最大100件26週前までさかのぼって履歴の確認ができます。

Excelでデータ管理をする

企業で交通費の管理をする場合、旅費交通費用のExcelテンプレートが効率的です。

従業員からの申請があった交通費は、区間を申請してもらえば自動的に処理できるシステムになっています。
その外にも、さまざまな機能システムのテンプレートがあるので、試してみるのもいいでしょう。

SuicaやPASMOのチャージ代を経費とする場合の対処法

それでは、チャージ代を経費にするにはどうすればよいかを解説します。

まずは、「経費である」と税務調査で分かるようにしておかなければなりません。
チャージ代の領収書を残しておいても意味がないことは、冒頭でお伝えしましたね。
「経費としてつかった」と説明できるよう、気をつけなければならないポイントをお伝えします。

仕事専用のSuicaやPASMOを用意する

電子マネーを公私混同で使用していると、税務調査で必ず指摘を受けます。何が私用で、何が経費なのかがハッキリとしないからです。

業務用として仕事専用の電子マネーを作成して、利用履歴を正確に残すことで、指摘を受けたときの証拠となります。

ただ、先ほど紹介したモバイルSuicaやモバイルPASMOなら、私用と仕事用の履歴データを分けることができるため、経理処理がかなりスムーズです。
可能であれば、こちらのやり方をおすすめします。

交通費以外の支払いには使わない

業務用に作った電子マネーだからといって、交通費以外の支払いに使うことは避けましょう。

チャージ代を旅費交通費としているのに、それ以外の支払いに使うと、正しく経費処理をしていないと指摘される場合があるからです。

税務調査のチェックポイントにSuicaやPASMOのチャージがある理由

税務調査で、電子マネーのチャージによる経理処理チェックが厳しくなったのには、理由があります。

電子マネーで何でも購入可能

わざわざ、財布から現金を出したり、クレジットカードで決済したりする必要のない電子マネーは、とても便利です。

ついつい、何でも電子マネーで買ってしまい、私物なのか経費なのかわからなくなってしまいます。

税務調査のチェックが入らないためにも、業務用の電子マネーを持つことをおすすめします。

二重計上が可能

電子マネーを利用することで、簡単に二重計上ができてしまいます。

たとえば、「文具店で1,000円分の事務用品を購入し、電子マネーのチャージ代で支払いをした」としましょう。領収書を発行してもらえば、経費として計上できますね。

「電子マネーのチャージ代から1,000円を支払う」「領収書発行で1,000円を経費とする」となると、実際には1,000円しか支払っていないのに、2,000円分を経費にすることが可能になります。つまり、二重計上が可能ということになるのです。

二重計上は、「脱税」に値しますので、くれぐれも気をつけたいところです。
このような状況を回避するためには、物品購入時は、電子マネーは使わず、業務用
クレジットカードを使うことを徹底することが一番です。

まとめ

今回は、SuicaやPASMOなどの電子マネーのチャージ代を経費にするための解説や、税務調査でチェックされるポイントをご紹介しました。

電子マネーを業務で使用する場合は、どのように支払ったかを明確にして経費処理を行うことが大切です。

利用履歴が残る、モバイルSuicaやモバイルPASMOを、積極的に使いましょう。
また、電子マネーは交通費のみ、物品購入は業務用クレジットカード、というように使い分けることで、税務調査のチェックを避けることができます。
ぜひ、旅費交通費の経理処理に困ったときの参考にしてくださいね。