帳簿は会社のお金の流れや取引を随時記録するものであり、経営をしていく上で欠かせないものです。
正しい資金残高などを把握するために、正確な記帳をする必要があります。
しかし帳簿の適用欄が空白になっている会社も少なくありません。
この記事では、帳簿の摘要欄の重要さを徹底的に解説しています。
この記事を読み、摘要欄について理解を深めていただけたら幸いです。

帳簿の摘要欄は詳細な情報を記入する箇所

帳簿には一般的に以下の内容を記入する欄があります。
・日付
・科目
・収入金額
・支出金額
・差引残高
・摘要
摘要欄は、他の欄だけでは分からない詳細を記入する箇所です。
そのため摘要欄には広いスペースが設けられているのです。

取引の具体的な内容や取引相手の氏名・名称など

摘要欄には取引の具体的な内容や取引相手の氏名・名称などを記入します。
日付や科目だけでは分からない、詳細を記入するのが摘要欄なのです。
摘要欄が空白だと何も分かりません。
何の取引があったか分からない、という状態は非常にまずいです。
それほど摘要欄に記入することは大切です。

摘要欄に記入する際のポイント3つ

摘要欄に記入する際のポイントは3つあります。
➀いつ・誰が・どこで・何をしたか一目で分かるように記入する
②摘要欄を書くときの自社独自のルールを決めておく
③記入漏れを絶対に無くす
1つずつ見ていきましょう。

➀いつ・誰が・どこで・何をしたか一目で分かるように記入する

例えば得意先の相手と飲食をして、1万円使ったとします。
科目欄は「接待交際費」、支出金額には「1万円」と記入しますが、これだけでは詳細の情報まで分かりません。
そこで摘要欄に「飲食接待代 〇〇株式会社 〇〇営業係長 〇〇店」と記入するだけで、いつ・誰が・どこで・何をしたか一目で分かるようになるのです。
支出の内容が具体的に把握できるようになります。

②摘要欄を書くときの自社独自のルールを決めておく

摘要欄は自社独自のルールを定めておきましょう。
全角や半角、社名や店名は漢字かカタカナか、先に内容を記載するのかなど、記載内容について一定のルールを決めましょう。
バラバラに書くと見栄えも悪くなり、分かりにくくなってしまいます。
書き方を揃えることで統一感が出ますし、見やすくなります。
会計ソフトに入力する際も、統一されている方が入力しやすいでしょう。

③記入漏れを絶対に無くす

記入漏れは絶対にしてはいけません。
摘要欄への記入は税法上にもおいて必要な処理です。
記入漏れが習慣化してしまうと、それだけ空白の摘要欄も増えていきます。
気付いたときには手遅れだった、という状態になること間違いなしです。
記入漏れはしないと、強い意志を持ちましょう。

摘要欄を空白にすると税務調査で必ず指摘される

摘要欄が空白だと、税務調査で必ず指摘されます。
空欄全ての内容を問われて、膨大な時間を費やす可能性もあります。
大事な摘要欄が空白の時点で、調査官に悪印象を与えることは間違いなしでしょう。
調査官は取引の内容が分からなかったり、怪しいものがあったりすると必ず突いてきます。

摘要欄が空白だと取引の内容も忘れてしまう

摘要欄が空白だと税務調査で指摘された際、すぐに回答することも難しくなります。
数年前のものだと、取引の内容を忘れていてもおかしくありません。
内容を忘れていては、もうどうすることもできません。
調査官からの印象も最悪です。
追加資料の提出を求められ、税務調査も長引いていくことになります。

まとめ

帳簿の摘要欄に記入することは、経理事務において当たり前のことです。
細かいところまでキッチリしなければならない経理が、摘要欄すら書けていないとなると、その時点で信用は地に落ちます。
キチンとした処理をしているところは、工夫して摘要欄に記入しているでしょう。
摘要欄を書くだけで、税務調査にも難なく対応できるようになります。
まずは帳簿の摘要欄に必ず記帳していくところから始めて見ましょう。
習慣化し、当たり前のことにしていくことが大事です。
この記事が少しでも参考になったなら幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

※参考データ
国税庁　記帳の仕方