見積書や請求書はどのように作成されていますか？
Excelで作成しておられる会社は多いのではないでしょうか？
ですが、Excelを使った請求書、実はオススメできません。

何故かというと、デメリットが多すぎるからです。Excelを使っていたために起きたミスがとても多いのです。
そうはいっても、現状のやり方から変えることに抵抗がある社長さまもおられるかもしれません。
そこで、今日は私が実際に関与先の会社さまで遭遇した、Excelによるミスをご紹介したいと思います。
これを読まれた後に、Excelのご利用を続けられるか考えてみて下さい。

Excelの請求書　私が出会った失敗例

Excelを使った見積書や請求書をご利用の関与先様で、実際にあった失敗例です。

金額ミス

Excelの計算式を使っているのだから、計算間違いは起こるはずがないと思われるかもしれません。
しかし、Excelの合計金額の間違いは実際によく起こっています。

Excelの編集は手作業で行います。普段と違う値引きや、新しい商品の計算など、編集が必要なタイミングで計算式がズレることがよくあります。
そして、「Excelの計算式は合っているもの」と間違いに気づくことがないまま、お客様へ間違えた請求書をお渡ししてしまう。そんなミスが起こってしまうのです。

過去データの紛失

Excelの請求書は、前回のものをコピーして使い続けることになると思います。
その時にうっかりコピーをせず上書きしたり、修正したものを保存し忘れたり…といったことがよく起こっています。

また、複数人でExcelファイルを利用する場合、USB等でやりとりをしなくてはなりません。それがきっかけで、思いがけず最新版が上書きされてしまう可能性があります。

ブラックボックス化

先にご紹介したExcelの金額のミスやデータの紛失、「うちには優秀な事務員さんがいるから、有り得ない」と安心している社長さまにお伝えしたいことがあります。

その優秀な事務員さんがいなくなったらどうしますか？
Excelはカスタマイズ性に優れている分、優秀な方は本当によく機能を使いこなされています。それはもう、他の人には分からないくらい、複雑に数式が組んであることもしばしば…。
その事務員さんがいないと出来ない、なんてことありませんか？

事務作業に必要なのは、「誰がやっても同じクオリティで行えること」です。
Excelを使いこなすことが、業務のブラックボックス化に繋がることがあるのです。

請求書作成ソフトはマネーフォワードクラウドがおすすめ

通常、会計ソフトと請求書は別々に購入することが多いと思います。しかし、マネーフォワードクラウドなら、会計システムや請求書システム、他にも給与システムなど、全て使っても同じ料金です。

マネーフォワードクラウドの請求書は、見積書データから「見積書→納品書→請求書→領収書」といった変換が可能なので、入力作業はかなり効率化するはずです。

マネーフォワードクラウドがおすすめの理由

・データはクラウド保管

クラウドで保管するため、データ紛失の恐れはありません。
複数人で利用しても、データのやり取りの必要はなく、いつでも最新データにアクセス出来ます。

・毎月定期発行の請求は自動作成

自動作成機能もあり、発送忘れの防止や業務の効率化に繋がります。

・マネーフォワードクラウド会計に自動で連動

請求書を送付すると会計ソフトに売掛金の仕訳が自動で作成されるため、入力の手間と入力ミスがなくなります。

まとめ【Excelで請求書はミスの元 請求書ソフトの利用がおすすめ】

人間が働いている以上、ヒューマンエラーが起きるのは仕方のないことです。
しかし、Excelから請求書ソフトの利用へと変えるだけで、ミスが起きる確率は少なくなります。
請求書がたびたび間違うというのは、会社の信用を落とすことになりかねません。
「出来る限りミスを無くすためのやり方に変更する」その判断こそ、経営者に求められるものではないでしょうか。