創業時の社長は忙しさに追われ、やるべき事とやらない方がいい事の判断が曖昧になってしまいます。
それゆえ、会社のため利益のために行っている作業が、かえって時間や労力を無駄にしているということが起こってしまうのです。

やり方を少し変えるだけで、ミスの発生や作業時間を減らす方法があります。
これからご紹介するやりがちなミス、あなたの会社は当てはまってないかチェックしてみてください。

創業時や一人社長がやりがちなミス

☑見積書や請求書はExcelで作成
☑経費の支払いは現金払い
☑仕事とプライベートの混合
☑毎月の給与の手計算
☑社長一人で悩む

私がたくさんの創業者さまとお会いした中でよくあると感じた、ありがちなミスです。
どれも少しやり方を変えるだけで、時間と労力を減らし、ミスを防げるものばかりです。
しかし、困ったことに頑張り屋の社長さまこそ、時間と労力がかかる間違いを犯しがちなのです。

どのようなミスが起きるのか、またそれを防ぐにはどうすればよいのか、詳しくご説明します

見積書や請求書はExcelで作成

見積書や請求書はどのように作成していますか？
創業したばかりだから、まだそんなに件数もないし…とExcelで作成しておられる社長さまも多いのではないでしょうか？

今すぐやめましょう！ミスの原因です。
Excelの計算式を使っているのだから、ミスが起こるわけないじゃないか！と思っておられるかもしれません。
実際Excelをお使いのお客様は、皆さんそうおっしゃいます。
ところが、Excelを使った請求書は、行の編集や、イレギュラーな値引きなどのタイミングで計算式がズレることがよくあります。
（今まで関与させていただいた、Excelをお使いのお客さまのところで、ほぼ100％の確立で起きています…。）

見積書や請求書は出来るだけ、システムやソフトを使うことをおすすめします。
例えば、マネーフォワードクラウドなら、会計システムを使うと請求書システムは追加費用の負担なく利用することができます。

経費の支払いは現金払い

消耗品やガソリン代など会社の経費は、あえて現金払いとしていませんか？
個人の支払いと混じらないように、現金払いで都度払っているんだよ！と言われる社長さまも多いでしょう。
でも、そのもらった領収書はどこに入っていますか？
いつまでも財布の中に残ったままになっているのではないでしょうか？

今すぐ法人用にクレジットカードを一枚作成してください。そして、支払いはそのクレジットカードにまとめてください。
そうすることで、支払いの流れが単純化し、管理しやすくなります。

また、会計ソフトによってはクレジットカードのデータを反映させて入力することができます。
クレジット明細と会計データが連携できれば、入力作業の効率化や、日付・金額等の入力ミスを防ぐことができます。

仕事とプライベートの混合

仕事とプライベートの区切り無く働いている社長さまも多いのではないでしょうか？365日会社のことを考えてしまうのは、経営者としては無理もないことかもしれません。
しかし、悪影響がでてしまうことを理解しておいた方がいいでしょう。

会計上も、プライベートと仕事が混合しがちな社長の領収書は、誤って個人利用分が混ざってしまうことがあります。（それ防ぐためにも、前項のクレジットカードの利用は必須です）

また、会食なども経営上の関係者になりがちです。社長といえども、リフレッシュの時間は必要なはず。
仕事を忘れられるような時間を、せめて月に一度は持ちたいものですね。

とはいえ、私も関与先のお客様のことが頭から離れない、ということがしばしばあり、偉そうなことは言えないのですが。

毎月の給与の手計算

毎月の給与はどのように計算していますか？
役員報酬や給与からは毎月社会保険料や源泉所得税など、控除するものがたくさんありますよね。それらをExcelで管理されている社長さまも多いのではないでしょうか。

健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの社会保険は料率の変更が毎年行われます。（変更がない年もあります）
その都度、それぞれの改定後の保険料を確認して、控除の金額を変更して…と意外と手間のかかる作業です。

従業員を雇う場合、有給を管理する必要もあり、すべてを紙の書類やExcelで管理するのはミスの元です。

マネーフォワードクラウドの会計を利用すれば、追加費用の負担なく給与システムも使うことが出来ます。

社長一人で悩む

創業したばかりの社長さまは、税理士事務所に顧問を依頼することに、躊躇されている方もおられるかもしれません。

しかし、会計のことを税理士に頼むことで、慣れない会計の業務を手放すことができます。
創業したばかりの会社です。社長さまは事業に専念できることが一番必要な時期でしょう。
見慣れない試算表も一緒に見ながら、損益や財務状況を確認していただくことができます。

会計だけではなく、身近な存在として、社長の良き相談相手としてそばに寄り添えること、それが税理士として求められていることだと自負しております。

まとめ 【創業時や一人社長がやりがちなミスは回避できる】

創業時や一人社長がやりがちなミスも、やり方を少し変更するだけで、ミスが起きる確率は減らすことができます。

・見積書や請求書はシステムを利用する
・経費の支払いはクレジットカードで
・仕事とプライベートの混合は避ける
・給与計算はシステムを利用する
・社長の悩み事は税理士に相談する

システムの利用や税務顧問は費用がかかりますが、それ以上の効果があるものだと思います。
また、マネーフォワードのクラウド会計を使えば、追加費用なく請求書システムや給与システムが利用ができます。
やりがちなミスを回避して、やるべき事業に集中できるベストな環境に整えましょう。